Uma Secretária Virtual presta serviços administrativos e de apoio a profissionais e empresas de forma remota. As atividades podem incluir atendimento, organização de agenda, documentos, planilhas e outras rotinas, conforme os serviços oferecidos e o que foi combinado com cada cliente.
O que uma Secretária Virtual faz depende das necessidades de cada cliente e dos serviços que a profissional está preparada para oferecer.
Algumas atividades comuns são:
- atendimento a clientes;
- organização de agenda e compromissos;
- criação e atualização de planilhas e documentos;
- apoio em rotinas administrativas e financeiras;
- contato com fornecedores;
- organização de informações e processos.
Essa lista é apenas um ponto de partida. Cada Secretária Virtual pode definir sua atuação de acordo com as habilidades que possui e com as atividades que fazem sentido para o seu trabalho.
Como funciona o trabalho de uma Secretária Virtual?
O cliente identifica atividades que precisa delegar e combina com a profissional como esse apoio será feito. Isso envolve alinhar quais tarefas serão realizadas, quais são as prioridades, como será a comunicação e quais prazos precisam ser cumpridos.
Por exemplo, uma profissional pode precisar de ajuda para organizar a agenda e atender clientes. Uma empresa pode precisar de apoio com documentos, planilhas ou rotinas administrativas. O tipo de serviço varia conforme a necessidade de quem contrata.
Por isso, não existe uma rotina única para todas as Secretárias Virtuais. O trabalho depende dos serviços oferecidos e do que foi combinado com cada cliente.
Secretária Virtual e Assistente Virtual são a mesma coisa?
Os nomes Secretária Virtual e Assistente Virtual são usados para falar de profissionais que oferecem apoio remoto a empresas e profissionais. As atividades podem variar bastante de acordo com a experiência, as habilidades e os serviços de cada pessoa.
Mais importante do que o nome é deixar claro o que você oferece: quais tarefas realiza, para quem presta o serviço e como funciona esse apoio.
Quais habilidades ajudam nessa profissão?
Organização, comunicação, responsabilidade e atenção aos detalhes são habilidades úteis para quem presta serviços administrativos a distância. Também é importante saber usar as ferramentas necessárias para realizar o trabalho, como e-mail, agenda, documentos e planilhas.
Você não precisa necessariamente ter tido o cargo de Secretária Virtual para reconhecer habilidades que podem ser aproveitadas. Experiências anteriores com atendimento, organização, documentos ou rotinas administrativas podem ajudar a identificar serviços que você poderia oferecer.
Isso não significa que toda tarefa que você já realizou possa ser feita remotamente. O passo é observar quais atividades podem ser adaptadas ao trabalho a distância e quais delas você deseja oferecer profissionalmente.
A Secretária Virtual trabalha de qualquer jeito?
Não. O trabalho é remoto, mas continua sendo um serviço profissional. É preciso cumprir o que foi combinado, manter uma comunicação clara e cuidar da qualidade das entregas.
Trabalhar como Secretária Virtual não significa fazer todo tipo de tarefa para todo tipo de cliente. Significa oferecer serviços definidos, dentro de um acordo claro, usando suas habilidades para apoiar o trabalho de outras pessoas ou empresas.
Se você está conhecendo essa profissão agora, pode começar identificando quais atividades já sabe fazer e quais delas poderiam ser prestadas remotamente. No artigo “Como trabalhar de casa?”, explico como olhar para a sua experiência e reconhecer possibilidades.
Sobre a autora
Gabriela Santos é formada em Secretariado Executivo e trabalhou por mais de dez anos como Secretária Executiva Bilíngue. Ao começar a trabalhar remotamente, aproveitou a experiência que já tinha para prestar serviços de outra forma.
